Lidar com os problemas antes que eles ocorram, para isso no início do projeto, estabeleça procedimentos que impeçam as pessoas de exceder orçamentos sem aprovação prévia. Por exemplo, para o caso do número de horas registradas em cada atividade do projeto:

• Confirme com as pessoas o número máximo de horas que eles podem cobrar em cada atividade antes de iniciá-la;
• Providenciar para que o sistema de registo do tempo rejeite as tentativas de cobrar mais horas do que o planejado para uma atividade a menos que a pessoa tenha aprovação prévia por escrito;
• Providenciar para que o sistema de registo do tempo rejeite horas cobradas por pessoas não autorizadas no projeto.

Para compras de equipamentos, materiais, fornecimentos e serviços:

• Confirmar compras, os limites superiores para o custo de itens individuais (se houver), e o limite superior sobre o total das despesas;
• Organizar para o escritório de aquisições ou sistema financeiro para rejeitar as tentativas de alteração desses limites sem a sua aprovação prévia por escrito.

Para orientar o projeto ao longo do seu desempenho, estabeleça procedimentos para coletar e enviar dados, avaliar o trabalho e os resultados, para tomar ações corretivas quando necessário, e para manter o público informado sobre o status do projeto. Siga estes procedimentos ao longo da vida do seu projeto:

1. No início de um período de desempenho, reconfirme com as pessoas os seus compromissos e as suas expectativas;
2. Durante o período de desempenho, tenha pessoas para registrar dados de desempenho do cronograma, esforço de trabalho, e quaisquer requisições de compra e ordens de compra emitidas;
3. Nos intervalos acordados durante ou no final do período de desempenho, as pessoas apresentam o desempenho de suas atividades, dados de despesas e esforço de trabalho, seja para todos os sistemas organizacionais relevantes ou para sistemas especialmente mantidos para o projeto;
4. No final do período de desempenho, insira os dados em um sistema de gerenciamento de projeto, para comparar o desempenho real com o planejado, identificar problemas, formular e tomar ações corretivas, e manter as pessoas informadas;
5. No início do próximo período de desempenho, inicie estes passos novamente.